صرافی ستاره سهیل
سه شنبه ۲۲ آبان ۱۳۹۷
021 54506

به عنوان کسی که می‌خواهید کاری را شروع کنید یا مالک یک کسب و کار کوچک، باید از موارد زیادی اطلاع داشته باشید که شاید پیش از این انجام نداده‌اید. یکی از آن‌ها بودجه بندی در کسب و کار است و به خصوص زمانی که کسب و کار خود را به تنهایی شروع کرده باشید، این کار می‌تواند شدیداً استرس‌زا باشد.

تنها همین بودجه بندی در کسب و کار کافی است که یک شخص را از همان ابتدا از آغاز یک کسب و کار ناامید کند اما در صورتی که در مسیر صحیح قدم بردارید، روند بودجه بندی در کسب و کار ، در واقع آنچنان نیز غیرقابل درک نخواهد بود. کل این روند را می‌توان به ۶ مرحله تقسیم نمود. اکثر افراد در مورد بودجه بندی را کاری طاقت فرسا فرض می‌کنند اما در صورتی که می‌خواهید در کسب و کار خود موفق باشید، تأمین و حفظ بودجه مناسب برای کسب و کار می‌تواند جزء حیاتی روند موفقیت شما باشد. در اینجا راهنمای مرحله به مرحله بودجه بندی در کسب و کار را شرح خواهیم داد.

چرا باید نحوه بودجه بندی در کسب و کار را بیاموزیم؟

مالک هیچ کسب و کاری نمی‌تواند آینده تجارت خود را پیشگویی کند. تخصیص بودجه برای کسب و کار، به معنای انجام نوعی تخمین بررسی شده درباره چشم‌انداز آینده امور مالی کسب و کار شما است. این کار نیازمند بررسی اتفاقات رخ داده در ماه گذشته، سه ماه گذشته و یکسال اخیر و سپس استفاده از این اطلاعات برای اتخاذ تصمیمات مالی هوشمندانه برای ماه‌ها و سال‌های پیش رو است.

در صورتی که در گذشته، ماه‌های بدی از لحاظ کسب و کار داشته‌اید و به نظرتان در آینده نیز همین رکود رخ خواهد داد، می‌توان خود را برای به حداقل رساندن هزینه آماده کنید. اگر کسب و کارتان پررونق بوده و تبلیغات شما جواب داده و مشتریان زیادی را به سوی کسب و کار شما سرازیر کرده است، کمی ریسک کنید و روی خرید بیشتر جهت ایجاد رضایت در مشتریان جدید و حفظ مشتریان قدیمی سرمایه‌گذاری کنید.

منظور ما این است که برای اداره یک کسب و کار، یه معجزه نیازی ندارید، بلکه به یادگیری نحوه بودجه بندی در کسب و کار نیاز خواهید داشت، که این امر به کمی بینش و برآورد تخمینی حساب شده نیاز دارد تا از پیشبرد آرام تمام امور اطمینان حاصل نمایید.

چرا کسب و کار شما به بودجه‌بندی نیاز دارد؟

چرا کسب و کار شما به بودجه‌بندی نیاز دارد؟

اگر کسب و کارتان سود زیادی را عاید شما می‌کند یا در حال گذر از یک روند پررونق تجاری است، ممکن است که بودجه بندی چندان برای شما مهم به نظر نرسد. همچنین در ابتدای شروع کسب و کار و زمانی که عامل‌های زیاد دیگری برای توجه وجود دارند، دست کشیدن از تلاش برای بودجه بندی، آسان به نظر می‌رسد.

بودجه می‌تواند به موفقیت بلندمدت یک کسب و کار کمک کند. بودجه بندی به شما کمک می‌کند تا چشم‌اندازی نسبت به هفته، ماه، سال یا حتی ۵ سال آینده داشته باشید. یک بودجه کسب و کار، مزیت‌های زیر را برای کسب و کار شما به دنبال خواهد داشت:

  • پربازده‌تر کردن کسب و کار
  • یادآوری سرمایه‌های از قبل مانده و آماده سرمایه‌گذاری مجدد
  • پیش‌بینی ماه‌های رکود و جلوگیری از ایجاد بدهی برای شما
  • تخمین موارد مورد نیاز برای سودده شدن
  • ایجاد آینده‌نگری
  • کمک به شما در حفظ کنترل کسب و کار

بودجه بندی در کسب و کار می‌تواند انجام کسب و کار شما را آسان‌تر و پربازده‌تر کند. یک بودجه تجاری همچنین می‌تواند به حصول اطمینان از صرف پول شما در موقعیت‌های مناسب و در زمان‌های مناسب برای جلوگیری از ایجاد بدهی کمک کند. از آنجاییکه نمی‌توان آینده را پیش‌بینی نمود، یادگیری نحوه بودجه بندی و اجرای آن، هزینه‌کرد هوشمندانه شما را تضمین نموده و در زمان‌های رکود، از شما محافظت خواهد کرد و زمانیکه اوضاع به خوبی در حال پیشروی هستند، به شما اجازه سرمایه‌گذاری را می‌دهد.

این راهنمای مرحله به مرحله درباره نحوه بودجه بندی در کسب و کار ، تا حد ممکن، به تسهیل روند برای شما کمک خواهد کرد. در ابتدای این کار، متوجه خواهید شد که روند بودجه بندی در کسب و کار با بررسی درآمدها و هزینه‌های گذشته آغاز می‌شود. هر چه مدت زمان بیشتری در حوزه تجارت بوده باشید، از آنجاییکه اطلاعات بیشتری برای بررسی در اختیار شما قرار دارد، این روند برای شما آسان‌تر خواهد بود. هرچند، اگر کسب و کار خود را به تازگی شروع کرده باشید، به منظور گردآوری تخمین‌های کارآمد برای پیش‌بینی مالی، باید تحقیق وسیع‌تری درباره هزینه‌های معمول مربوط به صنعت یا حوزه کاری خود انجام دهید.

چه این اطلاعات را از درون کسب و کار خود گردآوری کنید و چه تخمین‌های شما بر اساس گمانه‌زنی‌های مبتنی بر تحقیقات شما باشد، بودجه بندی اولیه کسب و کارتان، کمی دوندگی برای شما به همراه خواهد داشت. با این وجود، زمانیکه مراحل زیر را دنبال نمایید، از میزان آسان بودن بودجه بندی در کسب و کار متعجب خواهید شد.

مرحله ۱: درآمد خود را بررسی کنید

درآمد خود را بررسی کنید

اولین مرحله در هر شیوه بودجه بندی، مرور گذشته کسب و کار موجود و مشخص نمودن تمام منابع درآمدتان است. تمام این منابع درآمد را در کنار یکدیگر جمع ببندید تا متوجه شوید که ماهانه چه مقدار پول وارد کسب و کار شما می‌شود. زمانی که درآمد خود را یافتید، مطمئن شوید که درآمد خود را محاسبه کنید و نه سود را. درآمد شما عبارت است از تمام پولی که پیش از کسر هزینه‌ها، وارد کسب و کار شما می‌شود. سود مقدار پولی است که پس از کسر هزینه‌ها، برای شما باقی می‌ماند.

به محض اینکه تمام منابع درآمد خود را مشخص کردید، درآمد ماهانه خود را محاسبه کنید. مهم است که این کار را برای چند ماه مختلف (و ترجیحاً برای ۱۲ ماه گذشته در صورت دارا بودن داده‌های مربوطه) انجام دهید. با استفاده از اطلاعات ۱۲ ماه یا بیشتر، می‌توانید نحوه تغییر درآمد ماهانه خود را در طی زمان بررسی نموده و به دنبال الگوهای فصلی بگردید. به عنوان مثال، ممکن است که کسب و کار شما پس از ایام تعطیل یا در طول ماه‌های گرم تابستان، دچار رکود شود. آگاهی از این تغییرات فصلی شما را مطمئن خواهد کرد که می‌توانید از طریق پس‌انداز مقدار کمی پول حاصل از درآمد ماه‌های قبل، پیشاپیش خود را برای ماه‌های کم‌درآمد آماده کنید.

مرحله ۲: هزینه‌های ثابت را محاسبه کنید

دومین مرحله در روند بودجه بندی در کسب و کار ، جمع کردن تمام هزینه‌های ثابت است. اصطلاح «هزینه‌های ثابت» برای تمام هزینه‌های بکار می‌رود که بر یک مبنای متناوب جهت انجام کارهای مربوط به کسب و کار، ضروری هستند. هزینه‌های ثابت ممکن است بصورت روزانه، هفتگی، ماهانه یا حتی سالانه رخ دهند، بنابراین مطمئن شوید که تا حد ممکن، در این مورد اطلاعات جمع‌آوری می‌کنید.

نمونه‌های هزینه‌های ثابت برای کسب و کار شما ممکن است شامل موارد زیر باشند:

  • اجاره
  • مواد مصرفی
  • بازپرداخت بدهی
  • پرداخت حقوق کارکنان
  • کاهش ارزش دارایی‌ها
  • مالیات‌ها
  • هزینه‌های بیمه

کسب و کار کوچک شما منحصربفرد است و ممکن است هزینه‌های ثابت متفاوت از آنچه در اینجا ذکر شد داشته باشد. کمی وقت بگذارید و سایر هزینه‌های ثابت مرتبط با کسب و کار خود را یادداشت نمایید. به محض اینکه هزینه‌های ثابت کسب و کار خود را شناسایی کردید، این هزینه‌ها را از درآمد خود کسر نموده و به مرحله بعد بروید.

مرحله ۳: هزینه‌های متغییر را تعیین نمایید

هزینه‌های متغییر را تعیین نمایید

همانطور که داده‌های موردنیاز برای تعیین هزینه‌های ثابت را جستجو می‌کنید، ممکن است متوجه شوید که برخی هزینه‌های متغیر نیز در کسب و کار شما وجود دارند. هزینه‌های متغیر آن دسته از هزینه‌هایی هستند که بر اساس میزان استفاده شما از خدمات، تغییر می‌کنند. بسیاری از این هزینه‌ها، مانند هزینه‌های آب و برق، برای ادامه راه کسب و کار شما ضروری هستند.

همچنین هزینه‌هایی را در اینجا مشاهده خواهید نمود که برای عملکرد کسب و کار شما ضروری نیستند، اما داشتن آن‌ها نیز خالی از لطف نیست، مانند هزینه‌های آموزش یا هزینه‌های اضافی که ممکن است سوددهی شرکت را افزایش دهند. به این دسته از هزینه‌ها، «هزینه‌های اختیاری» گفته می‌شود که می‌توانید آن‌ها را نیز جزو هزینه‌های متغیر خود به حساب بیاورید.

برخی نمونه‌های هزینه‌های متغیر عبارتند از:

  • حقوق مالک
  • تعویض تجهیزات قدیمی
  • لوازم مصرفی دفتر کار
  • پیشرفت حرفه‌ای
  • هزینه‌های بازاریابی
  • هزینه‌های آب و برق

در طول ماه‌های رکود، باید هزینه‌های متغیر کسب و کار خود را کاهش دهید، و این کار را می‌توانید از هزینه‌های اختیاری شروع کنید. هر چند، در طول ماه‌های سود ده و زمانیکه درآمد مازاد وجود دارد، می‌توانید مخارج خود بر روی هزینه‌های متغیر را به منظور کسب سود بلندمدت برای کسب و کارتان، افزایش دهید.

مرحله ۴: برای هزینه‌های غیرمنتظره، وجوه احتیاطی کنار بگذارید

چه کسب و کار شما از قبل وجود داشته باشد و چه به تازگی کار خود را شروع کرده باشید، همه می‌دانیم که هزینه‌ها همیشه در زمان مناسب ایجاد نمی‌شوند. مثلاً ممکن از یک روز قبل از یک مهمانی خانوادگی، یخچال شما خراب شود، یا زمانیکه در مسیر یک جلسه مهم برای ارائه کنفرانس هستید، ممکن است ماشین شما خراب شود.

این هزینه‌ها زمانی برای شما بوجود می‌آیند که کمترین انتظار را برای رخداد آن‌ها دارید و معمولاً زمانی که بودجه شما محدود است. زمانیکه در حال بودجه بندی در کسب و کار خود هستید، از طریق حصول اطمینان از در اختیار داشتن پول اضافی و برنامه‌ریزی برای اتفاقات در محدوده بودجه شما، از ایجاد نگرانی در زمان بروز هزینه‌های غیرمنتظره جلوگیری کنید.

اگرچه ممکن است قصد داشته باشید که هر میزان مازاد درآمد خود را برای هزینه‌های متغیر خرج کنید، مقدار کمی از آن را بصورت وجوه احتیاطی ذخیره کنید. با این کار، برای مواقعی که یکی از تجهیزات شما خراب می‌شود و نیاز به جایگزینی آن دارید، یا باید اجناسی که بر اثر سیلاب خراب شده‌اند جایگزین کنید، آماده خواهید بود. البته، همیشه گزینه‌ای برای اخذ وام توسط کسب و کارهای کوچک وجود دارند.

مرحله ۵: گزارش سود و زیان خود را تنظیم کنید

گزارش سود و زیان خود را تنظیم کنید

به محض اینکه اطلاعات فوق را جمع‌آوری کردید، زمان آن خواهد بود که تمام این اطلاعات را برای ایجاد گزارش سود و زیان خود (یا گزارش P&L) استفاده نمایید. تمام اطلاعات درآمد خود برای یک ماه و سپس تمام هزینه‌های خود را برای همان ماه در یک گزارش ثبت کنید. سپس هزینه‌ها را از درآمد کل خود کم کنید و امیدوار باشید که در نهایت به رقم مثبتی دست می‌یابید، در این صورت در آن ماه به سود رسیده‌اید؛ در غیر اینصورت، زیان دیده‌اید. کسب و کارهای کوچک هر ماه سودده نیستند، و تنها باید یک سال صبر کنید. این موضوع مخصوصاً زمانیکه به تازگی یک کسب و کار را شروع کرده باشید، صدق می‌کند.

مرحله ۶: بودجه آینده‌نگرانه کسب و کار خود را از قبل تعیین کنید

چه صاحب یک کسب و کار جدید باشید و چه کسب و کار شما دارای تجربه چند ساله باشد، طرح‌ریزی آنچه که در آینده برای کسب و کار شما رخ خواهد داد، نوعی برآورد تخمینی هوشمندانه خواهد بود. اگر برای مدتی در کسب و کار خود مشغول به کار بوده‌اید، این سابقه قطعاً به افزایش دقت این برآوردها کمک خواهد کرد.

اکنون که گزارش P&L خود (که سند سابقه فعالیت‌های گذشته کسب و کار شما است) را تنظیم کرده‌اید، زمان آن فرا رسیده تا بودجه خود را تعیین نمایید، بنابراین این گزارش، نوعی سند آینده‌نگرانه و دوراندیشانه خواهد بود. در این مرحله، مراجعه به گزارش R&L در درک بهتر فراز و نشیب‌های فصلی کسب و کار شما و اینکه چه نوع سرمایه‌گذاری در کسب و کار شما ارزش تکرار دارند و در آینده از انجام چه کاری باید خودداری کنید، کمک خواهد کرد. بر روی گزارش R&L خود، به دنبال این روندها باشید:

  • خرید کالاهای مصرفی یا تجهیزات بزرگ که برای شما هزینه سودمند ایجاد می‌کنند.
  • روندهای فصلی به دلیل آب و هوای نامساعد، فجایع طبیعی یا مشکلات مالی.
  • روندهای فصلی ناشی از برنامه کاری مدارس، الگوهای مسافرت توریستی یا محدودیت‌های کالاهای مصرفی.
  • سودی که بالاتر از سال قبل است یا نمی‌توان آن را توجیه نمود.

در زمان بررسی گزارش R&L، به دنبال روش‌هایی برای توضیح نوسانات یا تغییرات در کسب و کار خود باشید. به عنوان مثال، اگر یک دستگاه بستنی فروشی دارید، در فصول گرم و در فصل مدرسه کودکان سود خوبی بدست خواهید آورد. آگاهی از ماه‌های سودمندتر کسب و کار خود، به پیش‌بینی وضعیت کاری در سال آینده به شما کمک خواهد کرد. شما حتی ممکن است با استفاده از این اطلاعات، کارکنان بیشتری را استخدام نموده و در برهه‌های زمانی خاصی در سال، ساعات کاری خود را افزایش دهید، که باعث سودآورتر شدن کسب و کار شما در ماه‌هایی می‌شود که تقاضا برای کالاها یا خدمات شما بالا است.

نویسنده :
انتشار : ۲۲ خرداد ,۱۳۹۷

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

18 + نه =

کانال تلگرام