صرافی ستاره سهیل
شنبه ۲۶ آبان ۱۳۹۷
021 54506

به عنوان مالک یک کسب و کار کوچک، ممکن است تاکنون متوجه شده باشید که منظم بودن و یادداشت‌برداری مناسب، توانایی شما در انجام کسب و کارتان را بهبود می‌بخشد. بازده زمانی شما بیشتر خواهد شد، به سرعت به وظایف خود رسیدگی خواهید کرد، و فرآیندهای کارآمد را ثبت خواهید نمود. منظور از بایگانی، کارمند بایگانی نیست، هرچند می‌توان این نکات را به کارمندان بایگانی هم تعمیم داد اما ثبت گزارشات صحیح کسب و کار و بایگانی اسناد و اطلاعات در هر کسب و کاری بسیار حائز اهمیت است زیر با داشتن یک بایگانی خوب، شما قادر به ارائه دقیق و آسان اسناد در برهه‌های زمانی پر تنش مانند زمان پر کردن اظهارامه مالیاتی یا ارائه گزارش عملکرد به مدیران خواهید بود.

چرا باید بایگانی اسناد و اطلاعات به صورت حرفه‌ای کار مهمی است؟

بهتر است این سوال را از خود بپرسید که آیا رهایی از تنش و بهینه‌سازی زمان، ایده خوبی برای شما به نظر نمی‌رسد؟ تقریباً تمام انواع کسب و کارها نیازمند نوعی گواهینامه یا مجوز برای انجام کار هستند و در صورتی که شما یک کارفرما هستید، بخشی از اسناد و مدارک شما مربوط به کارمندانتان است که باید آن‌ها را برای انجام روال قانونی یا کارهای روتین مثل پرداخت بیمه همیشه به بهترین شکل ممکن حفظ و نگداری کنید.

قراردادها با مشتریان یا فروشندگان، اسناد مالی، فاکتورهای خرید، اضافه کاری‌ها و … تمامی این موارد در کسب و کارهای کوچک و بزرگ وجود دارند که بایگانی خوب اطلاعات و اسناد به معنای پیگیری به موقع و یافتن فوری آن‌ها در مواقع لزوم است.

فصل مالیاتی آرام‌تری داشته باشید

داشتن مجموعه‌ای از دفاتر ثبتی دقیق، بروز و بی کم و کاست، به این معنا است که برای مواجهه با فصل مالیاتی، آمادگی کامل دارید. همچنین تنظیم کننده مالیات یا حسابدار شما قادر خواهد بود تا کارهای مربوط به شما را بهتر انجام دهد. با معین نمودن همه موارد به طور صحیح و امکان دسترسی راحت به فاکتورها و سایر اسناد اصلی در زمان مطالبه توسط تنظیم کننده مالیات، امور مالیاتی شما زودتر از یک کسب و کار بی‌نظم انجام خواهد شد.

ثبت گزارشات دقیق و به‌روز نگه داشتن اسناد ثبتی، تضمین می‌کند که شما قادر به استفاده از آن‌ها در طول کل سال جهت نظارت بر هرگونه مالیات برآورد شده و ایجاد اصلاحات لازم روی آن برآوردها هستید.

عملکرد کسب و کار خود را بهبود می‌بخشید

بخشی از حرفه‌ای شدن در بایگانی اسناد و اطلاعات معطوف به مستند کردن فرایندهای کاری شما است. با مستند کردن فرایند کاری خود می‌توانید نظارت و مدیریت دقیق‌تری بر عمللکرد کارکنان داشته باشید و همینطور آموزش پیوسته کارمندان را آسان کنید. یک بخش مهم برای بهبود بایگانی اسناد و اطلاعات در کسب و کارها، ایجاد فرایند برای این کار است. همه اسناد و مدارک شما از فاکتورهای خرید تا قراردادهای کاری باید فرایندی تعریف شده داشته باشند و کارمندان نسبت به آن‌ها توجیه شوند.

آینده خود را تغییر دهید

دانستن اینکه چه اتفاقاتی در گذشته رخ داده است، یک کسب و کار را قادر می‌سازد تا تصمیمات آگاهانه‌ای درباره آینده بگیرد. حرفه‌ای شدن در بایگانی اسناد و اطلاعات در یک کسب و کار کوچک به معنای این است که می‌توانید مشتریان کسب و کار، اجناسی که خریداری می‌کنند و مشکلات قبلی از دیدگاه خریدار را پیگیری نمایید.

با استفاده از گزارشات دقیق‌تر، می‌توانید روندهای هشدار را مشاهده کنید، مانند این که بازار شما در چه زمانی از سال شلوغ یا راکد است، یا چه محصول یا خدماتی عامه‌پسندتر هستند. همچنین زمان بیشتری خواهید داشت تا برای خرید برنامه‌ریزی کنید. برای مثال، اگر اطلاع داشته باشید که برهه پرمشغله‌ای پیش رو دارید، می‌توانید میزان پول مورد نیاز و مقدار خرید محصول را پیش‌بینی نمایید، یا به دنبال استخدام نیروی جدید یا بکارگیری کارمندان موقت بروید.

۱. امور مالی خود را با یکدیگر مخلوط نکنید

امور مالی شخصی خود را از امور مالی کسب و کار خود مجزا نگه دارید. اگر از کارت اعتباری برای معاملات کسب و کارتان استفاده می‌کنید که به نام خود شما است، مشکلی ندارد، فقط باید مطمئن باشید که تمام هزینه‌های این کارت، به کسب و کارتان مربوط می‌شود و همیشه برای پرداخت هزینه‌های کسب و کار خود از این کارت استفاده می‌کنید. این کار ثبت اطلاعات را آسان‌تر می‌کند و پیگیری هزینه‌های کسب و کار برای خود شما نیز راحت‌تر خواهد بود.

امور مالی خود را با یکدیگر مخلوط نکنید

به غیر از «راحتی کار برای بایگانی اسناد و اطلاعات»، باید خاطرنشان کنیم که در صورتی که امور مالی شخصی و کاری خود را از یکدیگر جدا نکنید، و اگر یک شرکت با مسئولیت محدود یا یک ابرشرکت دارید، حتماً این کار را انجام دهید. زیرا در صورتیکه تفکیک جدی امور مالی شخصی و کسب و کار را انجام ندهید، محافظت‌های قانونی اعطا شده توسط نهاد کسب و کارتان، به شما ارائه نخواهد شد.

۲. امور را ساده نگه دارید

روندهای آغاز شده به وسیله خود را به صورت قابل آموزش، قابل تکرار و قابل ارتقا ایجاد نمایید. هیچ دلیل ندارد که سیستمی ایجاد نمایید که تنها خودتان می‌توانید آن را درک کنید. اگر مجدداً به موارد ثبتی گذشته خود مراجعه کنید و نوشته‌های شما برایتان نامفهوم به نظر برسند، حتی اگر خودتان آن‌ها را نوشته باشید، پس نیاز به ایجاد تغییر در این زمینه وجود دارد.

۳. تعیین کنید که چه کسانی حق دسترسی دارند

کدامیک از کارمندان شما حق دسترسی به اسناد ثبتی را دارند؟ چه کسی مسئول بروزرسانی این اسناد است؟ شما به عنوان مالک کسب و کار، همیشه به همه موارد دسترسی خواهید داشت و همانطور که پیشتر اشاره شد، مطمئن شوید که روش هر شخص در بایگانی کردن اسناد، بطور کلی یک پارچه است. اما باید در نظر داشته باشید که که مشخص باشد چه کسی تا چه سطحی اسناد را دسترسی دارد.

۴. درباره نرم‌افزارها تصمیم‌گیری کنید

آیا می‌خواهید که فاکتورهای شما بصورت اتوماتیک خوانده یا صادر شوند؟ یا آیا نیاز به پیوست یک فایل به معاملات خود دارید؟ شاید به ابزاری نیاز دارید که صورتحساب را دریافت نماید یا تصاویر را بررسی کند؟ آیا کارمندان برای بازپرداخت یا استرداد، نیاز به اخذ رسید خواهند داشت؟

درباره نرم‌افزارها تصمیم‌گیری کنید

انواع مختلفی از نرم‌افزارهای مالی و نرم‌افزارهای حسابداری تجاری وجود دارند که می‌توانید برای ثبت اسناد کامل برای کسب و کارتان از آن‌ها استفاده کنید.

۵. برای حسابرسی به اسناد ثبتی خود، یک زمان برنامه‌ریزی شده تعیین کنید

بایگانی اسناد و اطلاعات به صورت موضعی بررسی نمایید. برای اطمینان از انجام این کار، همانند جلسات اجباری، زمان‌هایی را از قبل برای این کار تعیین کنید تا مطمئن شوید که بررسی‌ها را به طور حتم انجام می‌دهید و هر شخص دیگری که به سیستم شما دسترسی دارد نیز بطور مستمر این کار را انجام می‌دهد.

۶. سیستم خود را بطور مرتب ارزیابی نمایید

ابزارها و فرآیندهای خود را حداقل بصورت سالانه ارزیابی کنید تا مطمئن شوید که این سیستم همچنان بهترین گزینه برای انجام کار شما است. کسب و کار شما دچار تحول می‌شود و بنابراین سیستم بایگانی شما نیز باید همگام با این تحویل پیش برود.

سیستم خود را بطور مرتب ارزیابی نمایید

یک یادآور برای ۶۰ روز پیش از تمدید پرداخت سالانه در تقویم خود ایجاد کنید تا بتوانید نیازها یا جریان کاری را جهت تعیین کارایی نرم‌افزار و فرآیندهای حسابداری که در حال استفاده از آن‌ها هستید، تجزیه و تحلیل نمایید.

نویسنده :
انتشار : ۱۹ تیر ,۱۳۹۷

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

هشت − شش =

کانال تلگرام